Offerter och avtal

Dags för underhållsarbete, energieffektivisering eller ny teknik i din förening? Då är det viktigt att ni tar er tid att göra en ordentlig upphandling. Rekommendationen är att ta in minst tre offerter och utvärdera dessa.

Om det inte finns särskild kompetens inom styrelsen kan det vara bra att ta hjälp av en expert. Det gäller till exempel för att ta fram besluts- och förfrågningsunderlag och för att utvärdera anbuden.

Det är ni som byggherre som ansvarar för energieffektiviseringsarbetet. En viktig fråga att ställa är vilka delar ni och er förvaltningsorganisation kan hantera själva samt vilken kompetens och vilka resurser som finns tillgängliga – både i form av tid och kunskap. Det finns ofta behov av att ta in hjälp på olika områden och för olika uppgifter i projektet.

Konsultstöd

Behov av att upphandla konsultstöd kan uppkomma i alla skeden under ett renoveringsprojekt, både i byggidéskedet och i projekteringsskedet inom olika områden.

Konsulter kan till exempel hjälpa till med följande:

• Leda byggprojektet och fungera som projektledare under processen från idé till färdigt resultat. En sådan konsulttjänst kan kallas för till exempel byggprojektledare, projekteringsledare, byggledare eller liknande. Att leda ett byggprojekt tar mycket tid i anspråk och kräver kompetens och erfarenhet.
• Bidra med specialistkunskap inom exempelvis energi, brandsäkerhet, arkitektur, fuktsäkerhet, geoteknik och akustik.
• Undersöka byggnadens förutsättningar och göra undersökningar.
• Ta fram relevanta handlingar, till exempel program,- system- eller bygghandlingar.

Det finns olika roller som kan hjälpa med olika saker. En energisamordnare kan till exempel hjälpa till med att samordna energifrågorna i projektet redan från början. Läs mer om olika roller som ofta finns i tidiga skeden i energirenoveringsprojekt hos Boverket.

Roller i byggidéskedet Länk till annan webbplats.

Roller i projekteringsskedet Länk till annan webbplats.

Entreprenadformen påverkar avtalen

Entreprenadformen påverkar avtalens utformning och det finns två huvudtyper i Sverige:

• Totalentreprenad
• Utförandeentreprenad

Totalentreprenaden är den vanligaste entreprenadformen när bostadsrättsföreningar och mindre fastighetsägare upphandlar, särskilt om det rör sig om ett mer omfattande renoveringsprojekt.

Det finns inte ett givet tillfälle i ett byggprojekt när entreprenadformen ska väljas utan det skiljer sig åt i olika projekt. Det är dock viktigt att vara medveten om och förstå att de olika entreprenadformerna och upphandlingsformerna ger olika möjligheter och utmaningar, till exempel vad gäller hur man utformar sina avtal.

Entreprenadformen påverkar till exempel vem som ansvarar för projekteringen, vilka handlingar som behöver tas fram och på vilken detaljnivå. Denna ansvarsfördelning behöver ni få med i avtalen med konsulter.

Hos Boverket finns tips på saker som kan vara bra att tänka på vid val av entreprenadform i byggprojekt, se rubriken ”Entreprenadformen påverkar avtalens utformning”.

Avtal i byggidéskedet - Energiguiden - Boverket Länk till annan webbplats.

Förfrågningsunderlag

När ni skriver ett förfrågningsunderlag är det viktigt att vara noggrann, så att offerterna som kommer in beskriver samma sak. Ju bättre förfrågningsunderlaget är, desto bättre svar får ni. Därför kan det vara bra att ta hjälp av en expert. Inför en upphandling kan det även vara bra att undersöka om det behövs bygglov.

Bor du i en bostadsrättsförening kan det vara en hjälp att följa Energieffektiviseringsföretagens vägledning: Hur ni formulerar och följer upp energikrav i er BRF. Där finns tips på hur ni på ett enkelt och tydligt sätt kan formulera och följa upp energikraven för några av de viktigaste åtgärderna. Det kan handla om fönsterbyte, tilläggsisolering av vind och injustering av värmesystemet.

Behöver du hjälp att skriva bättre offerter? I Offertssvarsmall för laddstationer finns exempel på hur anbudsförfrågan och offertsvarsmall för laddstationer kan se ut. På Solelportalen hittar du tips, råd och exempel på mallar för inköp och val av leverantör vid installation av solceller.

Hur ni formulerar och följer upp energikrav i er BRF, eef Länk till annan webbplats.

Mall för offertförfrågan, Energimyndigheten Länk till annan webbplats.

Solelportalen, Energimyndigheten Länk till annan webbplats.

Se till att få med era krav i avtalen

Det är viktigt att de mål och krav ni har för renoveringen enligt ovan följer med och preciseras i de underlag som ni använder när ni ska köpa in, eller upphandla, tjänster kring renoveringen, och finns med i de avtal ni sluter med konsulter och entreprenörer.

I upphandlingsunderlagen bör det till exempel framgå vilka mål ni har för byggnadens energianvändning. Målen kan omfatta tekniska krav som gäller byggnadens energiprestanda, men också krav på kontroll och uppföljning av kraven samt hur arbetet ska kvalitetssäkras under byggprocessen.

Läs mer om att formulera mål och omvandla dem till krav vid energirenoveringsprojekt hos Boverket.

Målstyrning - Energiguiden - Boverket Länk till annan webbplats.

Mål, krav och dokumentation i projekteringen Länk till annan webbplats.

Få stöd av standardavtal

Som lekman kan det vara svårt att veta vad som behöver regleras i avtalen, och hur. Därför är det bra att veta att det finns standardavtal och branschstandarder som har tagits fram inom byggbranschen och som kan användas vid upphandling av byggtjänster. Dessa standarder används för att reglera avtal och entreprenaduppdrag och ger en viss trygghet att man fått med allt.

Exempel på standardavtal är de standardbestämmelser som är framtagna av föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK), till exempel ABK 09, ABT 06 och AB 04, som innehåller regler om besiktningar, försäkringar, ansvar, fel, skadestånd, betalningsrutiner och annat.

Certifieringar och kvalitetssystem

För att säkerställa kvalitet och säkerhet är det bra att känna till att det finns certifieringar och kvalitetssystem utvecklade i branschen för de som arbetar med energieffektiviserande åtgärder som exempelvis isolering, ventilation eller värmesystem. Det kan vara en god idé att läsa om vilka branschorganisationer, certifieringar och kvalitetssystem som finns för det du planerar att göra. Du kan till exempel ha som krav i avtalet med hantverkare, att de ska ha en viss certifiering, så har du en ökad trygghet som beställare.

Du kan hitta vissa certifierade och auktoriserade företag på Energimyndighetens webbplats.

När du ska anlita hantverkare - energimyndigheten.se Länk till annan webbplats.

Stöd och bidrag

Det finns ofta stöd att söka för energiförbättrande åtgärder för föreningar. Ta reda på vad som gäller just nu och ha med förutsättningarna redan i anbudsförfrågan. Vissa företag hjälper till att administrera kring stöd. En del kommuner har egna riktade stöd till exempelvis idrottsföreningar.

Din kommuns energi- och klimatrådgivare kan berätta vilka stöd som finns. Sök kontaktuppgifter nedan.

Anbud

När det är dags att ta in offerter rekommenderar vi att ni skickar frågan till minst tre leverantörer. Ni kan ta hjälp av branschföreningar för att hitta företag att kontakta. Be gärna företagen om referensprojekt i er närhet.

Kontrollera att företagen är

• godkända för F-skatt på Skatteverkets hemsida
• registrerade hos Elsäkerhetsverket, om elarbete ingår, och har rätt sorts behörighet för arbetet de ska genomföra
• försäkrade och har aktuella behörigheter
• skuldfria och utan betalningsanmärkningar
• ekonomiskt stabila
• anslutna till en branschförening.

För installation av solceller, värmepumpar och biobränslepannor finns en frivillig EU-gemensam certifiering hos Incert. Med denna certifiering kan ni känna er trygga med att installatören har en tredjepartsvaliderad kunskap. På Bebostads hemsida (Energimyndighetens nätverk för energieffektiva flerbostadshus) kan ni hitta energikrav att ställa. Det gäller exempelvis vid upphandling av tilläggsisolering, ventilation, uppvärmning, styr, regler och övervakning.

Hitta certifierade företag på Incerts hemsida, insert Länk till annan webbplats.

Att ställa energikrav vid upphandling, bebostad Länk till annan webbplats.

Här på energiochklimatradgivningen.se finns en lista över olika branschorganisationer som kan användas för att komma i kontakt med företag och experter.

Utvärdera anbud och skriv avtal

Utvärdera offerterna ni fått in. Kontrollera noga att det är samma enhet på det ni jämför, och om det är med eller utan moms. Glöm inte att skriva ett avtal med företaget ni väljer. Det ska tydligt framgå vad som ingår i priset och om priset är fast, ungefärligt eller löpande. Betala ingenting i förväg. Det kan också behöva genomföras en för- och slutbesiktning av arbetet. Ta in en oberoende besiktningsman för detta.

Samordnad upphandling

Kvarteret klimatspararna är en kostnadsfri upphandlingsplattform, utvecklad av bland annat Fastighetsägarna och Energieffektiviseringsföretagen. Genom att samordna gemensamma upphandlingar kan fastighetsägare i samma område spara tid, pengar och säkerställa kvaliteten.

Att upphandla tillsammans, klimatspararna Länk till annan webbplats.

Tips vid val av hantverkare

På Konsumentverkets webbplats finns flera tips på vad man ska tänka på när man anlitar en hantverkare. Sidan riktar sig främst till privatpersoner, men en del av informationen kan vara matnyttig även för en styrelse i en förening.

Konsumentverkets sida Hallå konsument, hallakonsument Länk till annan webbplats.

Ta hjälp av din energi- och klimatrådgivare

Det behöver inte vara svårt och dyrt att göra en förändring. Många små åtgärder kan tillsammans ge en stor effekt på energianvändningen. Det spelar heller ingen roll om du representerar en bostadsrättförening, idrottsförening eller en annan slags förening. Du får alltid kostnadsfri och oberoende rådgivning, anpassad efter din förenings förutsättningar.

Du kan få bland annat få hjälp med

• genomgång av energistatistik
• identifiering av åtgärder som minskar din energianvändning
• information om förnybar energiproduktion, till exempel solceller.

Du kan också fråga rådgivaren om hur du kan tänka kring laddning av elfordon, och få tips om bidrag som finns att söka.