Offerter och avtal

Dags för underhållsarbete, energieffektivisering eller ny teknik i din förening? Då är det viktigt att ni tar er tid att göra en ordentlig upphandling. Rekommendationen är att ta in minst tre offerter och utvärdera dessa.

Om det inte finns särskild kompetens inom styrelsen kan det vara bra att ta hjälp av en expert. Det gäller både för att ta fram besluts- och förfrågningsunderlag och för att utvärdera anbuden.

Förfrågningsunderlag

När ni skriver ett förfrågningsunderlag är det viktigt att vara noggrann, så att offerterna som kommer in beskriver samma sak. Ju bättre förfrågningsunderlaget är, desto bättre svar får ni. Därför kan det vara bra att ta hjälp av en expert. Inför en upphandling kan det även vara bra att undersöka om det behövs bygglov.

Bor du i en bostadsrättsförening kan det vara en hjälp att följa Energieffektiviseringsföretagens vägledning: Hur ni formulerar och följer upp energikrav i er BRF. Där finns tips på hur ni på ett enkelt och tydligt sätt kan formulera och följa upp energikraven för några av de viktigaste åtgärderna. Det kan handla om fönsterbyte, tilläggsisolering av vind och injustering av värmesystemet.

Behöver du hjälp att skriva bättre offerter? I Offertssvarsmall för laddstationer finns exempel på hur anbudsförfrågan och offertsvarsmall för laddstationer kan se ut. På Solelportalen hittar du tips, råd och exempel på mallar för inköp och val av leverantör vid installation av solceller.

Hur ni formulerar och följer upp energikrav i er BRF, eef Länk till annan webbplats.

Mall för offertförfrågan, Energimyndigheten Länk till annan webbplats.

Solelportalen, Energimyndigheten Länk till annan webbplats.

Stöd och bidrag

Det finns ofta stöd att söka för energiförbättrande åtgärder för föreningar. Ta reda på vad som gäller just nu och ha med förutsättningarna redan i anbudsförfrågan. Vissa företag hjälper till att administrera kring stöd. En del kommuner har egna riktade stöd till exempelvis idrottsföreningar.

Din kommuns energi- och klimatrådgivare kan berätta vilka stöd som finns. Sök kontaktuppgifter nedan.

Anbud

När det är dags att ta in offerter rekommenderar vi att ni skickar frågan till minst tre leverantörer. Ni kan ta hjälp av branschföreningar för att hitta företag att kontakta. Be gärna företagen om referensprojekt i er närhet.

Kontrollera att företagen är

• godkända för F-skatt på Skatteverkets hemsida
• registrerade hos Elsäkerhetsverket, om elarbete ingår, och har rätt sorts behörighet för arbetet de ska genomföra
• försäkrade och har aktuella behörigheter
• skuldfria och utan betalningsanmärkningar
• ekonomiskt stabila
• anslutna till en branschförening.

För installation av solceller, värmepumpar och biobränslepannor finns en frivillig EU-gemensam certifiering hos Incert. Med denna certifiering kan ni känna er trygga med att installatören har en tredjepartsvaliderad kunskap. På Bebostads hemsida (Energimyndighetens nätverk för energieffektiva flerbostadshus) kan ni hitta energikrav att ställa. Det gäller exempelvis vid upphandling av tilläggsisolering, ventilation, uppvärmning, styr, regler och övervakning.

Hitta certifierade företag på Incerts hemsida, insert Länk till annan webbplats.

Att ställa energikrav vid upphandling, bebostad Länk till annan webbplats.

Utvärdera anbud och skriv avtal

Utvärdera offerterna ni fått in. Kontrollera noga att det är samma enhet på det ni jämför, och om det är med eller utan moms. Glöm inte att skriva ett avtal med företaget ni väljer. Det ska tydligt framgå vad som ingår i priset och om priset är fast, ungefärligt eller löpande. Betala ingenting i förväg. Det kan också behöva genomföras en för- och slutbesiktning av arbetet. Ta in en oberoende besiktningsman för detta.

Samordnad upphandling

Kvarteret klimatspararna är en kostnadsfri upphandlingsplattform, utvecklad av bland annat Fastighetsägarna och Energieffektiviseringsföretagen. Genom att samordna gemensamma upphandlingar kan fastighetsägare i samma område spara tid, pengar och säkerställa kvaliteten.

Att upphandla tillsammans, klimatspararna Länk till annan webbplats.

Tips vid val av hantverkare

Hos Hallå konsument finns flera tips på vad man ska tänka på när man anlitar en hantverkare. Sidan riktar sig främst till privatpersoner, men en del av informationen kan vara matnyttig även för en styrelse i en förening.

Konsumentverkets sida Hallå konsument, hallakonsument Länk till annan webbplats.

Ta hjälp av din energi- och klimatrådgivare

Det behöver inte vara svårt och dyrt att göra en förändring. Många små åtgärder kan tillsammans ge en stor effekt på energianvändningen. Det spelar heller ingen roll om du representerar en bostadsrättförening, idrottsförening eller en annan slags förening. Du får alltid kostnadsfri och oberoende rådgivning, anpassad efter din förenings förutsättningar.

Du kan få bland annat få hjälp med

• genomgång av energistatistik
• identifiering av åtgärder som minskar din energianvändning
• information om förnybar energiproduktion, till exempel solceller.

Du kan också fråga rådgivaren om hur du kan tänka kring laddning av elfordon, och få tips om bidrag som finns att söka.