Skaffa koll

Notera företagets årliga energianvändning och kostnader. Informationen hjälper er att bedöma var i verksamheten ni har stora energikostnader.

Gör så här

• Sammanställ era energileverantörer. Lista alla leverantörer av el, elnät, gas, fjärrvärme, fjärrkyla och drivmedel. Ett bra tips är att samtidigt samla alla avtal på ett ställe.
• Skapa en tabell över kostnader och användning. Ibland finns det bara statistik för det senaste året, men om det är möjligt att även inkludera data för ett par år tillbaka, så går det att se förändringar över tid.
  För varje leverantör och energislag:
  • Ange års- och månadskostnader.
  • Använd statistik från minst det senaste året.
  • Inkludera gärna data från tidigare år för att kunna följa förändringar över tid.
    Statistiken finns vanligtvis på leverantörens kundportal, men ni kan också kontakta dem direkt för att få uppgifterna. När det gäller drivmedel behövs ofta underlag från ekonomiavdelningen, till exempel milersättningar och transportspecifikationer.
• Ange fasta och rörliga kostnader. Lägg till kolumner som visar:
  • Om kostnaden är fast eller rörlig.
  • Om företaget själv kan påverka kostnaden.
  • Om ni till exempel hyr lokaler där energikostnaden fördelas enligt schablon behöver ni samverka med fastighetsägaren för att påverka kostnaden. Om kostnaden baseras på faktisk användning kan ni påverka den själv.
• Omvandla er data till grafer. Genom att göra detta, så går det att se avvikelser eller trender i er energianvändning tydligare.

Resultatet blir en djupare förståelse av dagsläget

Genom denna första överblick av er energianvändning och dess kostnader får ni en tydligare bild av nuläget. Är energikostnaderna betydande eller små? Vilka energislag behöver ni prioritera i verksamheten?

Genom att få ordning på era energiavtal blir ni också bättre rustade inför framtida förhandlingar. I vissa fall kan direkta kostnadsbesparingar identifieras enbart genom att omförhandla avtalsvillkor.

Vad använder ni energin till?

När ni vet hur mycket energi som köps in behöver ni också förstå vad den används till. En översikt över verksamhetens mest energikrävande delar är viktig för att kunna prioritera rätt i energiarbetet. Målet är att hitta de områden där ni har störst möjlighet att påverka användningen.

En bättre förståelse för tekniska installationers påverkan gör det möjligt att se vad som kan åtgärdas.

• Viss utrustning använder mycket energi under korta perioder, vilket kan skapa höga effekttoppar.
• Annan utrustning drar lite energi men är i kontinuerlig drift, vilket totalt sett kan ge en betydande användning.

Gör så här

• Gör en översiktlig analys. Utgå från befintlig data och samtala med kollegor för att bedöma behovet av en mer detaljerad kartläggning. Ta hjälp där interna resurser och kunskap inte räcker till. Se över vilka kompetenser ni har internt för aktivt energiarbete.
• Kategorisera energianvändningen. Gör en uppdelning för byggnader, verksamheter och transporter på företagsnivå. Dela även upp större enheter, som produktionsanläggningar, byggnader eller transportslag.
• Notera variationer i energianvändningen. Analysera variationer i den insamlade statistiken, exempelvis mellan sommar och vinter eller mellan låg- och höglastperioder. Timdata kan vara särskilt värdefull för att se användningsmönster. Sammanställningen ger snabba indikationer på vad energin används till och vad som påverkar användningen över tid. Bedöm var ni har tillräcklig information och var det behövs fördjupade studier.

Resultatet blir en översikt av er förbättringspotential

Översikten visar var den största energianvändningen finns och pekar ut områden med potential att förbättra energiprestandan. Dessa delar kan betraktas som era “betydande energianvändare” – det vill säga de områden som står för en stor del av den totala energianvändningen eller där förbättringsmöjligheterna är särskilt stora.

Vad är värdet av att energieffektivisera?

Ett aktivt energiarbete mäts ofta i kostnadsbesparingar, men det finns även andra värden. Utifrån de utmaningar som finns på energiområdet – vilka värderingar är viktiga för er verksamhet? Vilken utveckling vill ni bidra till? Reflektera över vilka vinster ni kan uppnå genom ett mer aktivt energiarbete.

Vad har ni redan gjort för att spara energi?

Att reflektera över och utvärdera tidigare insatser är viktigt för att identifiera företagets styrkor och svagheter inom energiarbetet. Ofta har ni gjort mer än ni tror för att spara energi. Samla era åtgärder i en lista – chansen är stor att den blir längre än ni förväntar er. Denna översikt hjälper er också att prioritera framtida insatser och öka chanserna till framgång – vad fungerar och vad fungerar mindre bra?

Gör så här:

• Upprätta en lista över genomförda åtgärder. Notera energirelaterade insatser från de senaste åren, både tekniska (t.ex. energioptimeringar och maskininvesteringar) och organisatoriska (t.ex. arbetsmetoder och utbildningar som integrerar energiarbetet i det dagliga arbetet).
• Utvärdera effekten av åtgärderna. Se om investeringarna har gett förväntat resultat. Effekten av enskilda åtgärder är inte alltid lätt att mäta, men tillsammans bidrar de till långsiktiga förbättringar. Gläds åt det som redan har åstadkommits och vilka resultat det har genererat.
• Sammanställ lärdomar och förbättringsmöjligheter. Identifiera framgångsrika satsningar som kan utvecklas vidare och införas i andra delar av verksamheten. Notera även äldre idéer som ännu inte genomförts – vad krävs för att ta nästa steg?

Resultatet

Ni får en stärkt känsla för det arbete som redan gjorts, lär er av tidigare erfarenheter och kan dela kunskapen vidare inom organisationen.

Se till att ha koll på eventuella lagkrav

Som en del av ert energiarbete behöver ni ha kontroll över vilka lagar som gäller för verksamheten och ha koll på att ni uppfyller dem.

Lista över energirelaterade lagkrav:

• Miljöbalkens hushållningsprincip (2 kap. 5§) säger att alla som bedriver verksamhet, oavsett storlek, ska hushålla med energi och i första hand använda förnybara energikällor.
• Lag (2014:266) om energikartläggning i stora företag.
• Rapportering enligt CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive, EU:s direktiv för icke-finansiell hållbarhetsrapportering).
• Övriga specifika krav exempelvis gränsvärden för god inomhusmiljö, användning av miljöfarliga köldmedier i kylsystem, fastighetsautomation i stora byggnader som inte är bostäder med mera.

Ni kan även fundera över vilka lagar era kunder respektive leverantörer berörs av, i syfte att utveckla affärsmöjligheter med dem.

Gör så här:

Ett effektivt sätt att undersöka vilka lagar som gäller är att genomföra en lagefterlevnadskontroll (LEK).

Kortfattat handlar det om att:

1. Sätta upp en lista över alla lagar och krav som berör verksamheten.
2. Beskriva på vilket sätt ni berörs av varje krav och hur ni säkerställer efterlevnad.
3. Ange hur arbetet följs upp.

Kontrollen kan göras för hela verksamheten eller fokusera på energiarbetet för att skapa en tydlig översikt över gällande lagar inom området.

Det finns flera digitala tjänster med förteckningar över gällande lagstiftning, vilket underlättar arbetet och hjälper er hålla er uppdaterade om förändringar och tillägg som kan påverka företaget.

Resultat

En lagefterlevnadskontroll med energifokus resulterar i en lista över lagar och krav som berör er energianvändning, och vad de innebär för er verksamhet. Kanske upptäcker ni krav ni inte kände till och behöver lära er mer om.

Energirelaterade risker

Förändringar kan skapa irritation eller förvirring, till exempel när ett nytt arbetsmoment som systematiskt energiarbete införs. Ett första steg för att skapa förståelse och motivation är att lyfta fram riskerna med att inte förändras.

Kan ni svara på det så skapar ni lättare en förståelse och bred förankring till varför energiarbetet behövs.

Frågor att fundera över

• Har ni hög effektanvändning och svårt att expandera verksamheten på grund av effektbrist i nätet?
• Är verksamheten känslig för stora prisvariationer på energi?
• Finns det bred kunskap om maskinparken och byggnadens installationer, eller vad händer vid oväntade personalförändringar?
• Skulle en lägre energianvändning göra verksamheten mer konkurrenskraftig?
  

Riskerna kan variera mellan företag och verksamheter. Konsekvensen och sannolikheten för att de inträffar skiljer sig också.

Gör så här

• Lista risker relaterade till företagets energiarbete
• Värdera deras konsekvenser och sannolikhet
• Värdera den insats som krävs för att eliminera eller begränsa prioriterade risker.
  

Resultat

En riskinventering med energifokus ökar beredskapen och minskar sårbarheten i verksamheten. Den kan också skapa ett ökat engagemang för energiarbetet inom organisationen.

Skapa en handlingsplan

Med en tydlig bild av era utmaningar blir det enklare att samla organisationen kring varför energiarbete är viktigt. Handlingsplanen underlättar fördelning av roller, ansvar och resurser.

Prioritera och resurssätt ert energiarbete

När utmaningar och behov är identifierade har ni genomfört en övergripande kartläggning av energiarbetet. Detta tydliggör argument för att hålla energiarbete högt på prioriteringslistan och hjälper till att få ledningens stöd.

Gör så här

• Sammanfatta företagets energirelaterade utmaningar och varför de bör prioriteras. Detta underlättar intern kommunikation. Ledningen är ytterst ansvarig och behöver besluta om satsningen.
• Sammanställ en handlingsplan för arbetet framåt. Vad ska utredas? Vilka resurser behövs? När bör utredningen göras?
• Håll handlingsplanen levande. Uppdatera den när ny information tillkommer. Utredningsbehov utvecklas successivt till konkreta åtgärdsförslag som kan lönsamhetsberäknas (besparade kilowattimmar och investeringsbehov) för att underbygga beslut.
• Använd handlingsplanen som riktning och stöd för det fortsatta arbetet.
  

Resultat

Med ledningens stöd kan ni strategiskt planera kommande satsningar, beakta affärsrisker och integrera energifrågan i redan befintligt arbete. Arbetsbördan kan fördelas inom organisationen, men det rekommenderas att utse en energiansvarig som håller samman arbetet.

Utse en energiansvarig för att samordna energiarbetet

Vem som är bäst lämpad som energiansvarig beror på företagets storlek.
En framgångsfaktor för företag som lyckas med sitt energiarbete är att en person i organisationen har ansvaret för att driva arbetet framåt. I små organisationer innehas rollen ofta av vd eller produktionschef, medan större företag ofta behöver delegera ansvaret.

Gör så här

• Utse en energiansvarig med tydligt definierat ansvarsområde, mandat och resurser.
• En viktig uppgift är att genomföra och utveckla den handlingsplan som tagits fram. Flera uppgifter kan den energiansvarige inte göra ensam, men personen samordnar arbetet och säkerställer att det blir genomfört.
• Avsätt en fast del av arbetsveckan för energiarbetet så att det inte prioriteras bort av andra aktiviteter. Den energiansvarige bör också ha en egen budget för utredningar och mindre investeringar för hela företaget, medan större åtgärder kan finansieras av respektive resultatenhet.

Energiansvarig – förslag på ansvarsområden

• Månatlig energi- och kostnadsuppföljning.
• Uppmärksamma verksamheten på avvikelser i energistatistiken.
• Fånga förbättringsförslag från medarbetare.
• Bidra till att ställa energikrav vid nyinvesteringar.
• Säkerställa att energi blir en del av rutiner och instruktioner.
• Driva åtgärdsarbetet – delegera ansvar.
• Uppföljning av kompetensbehov.
• Hålla handlingsplanen uppdaterad med pågående energiarbete.
• Sammankalla till energigruppsmöten.
• Uppföljning av lagefterlevnad.
• Omvärldsanalys på energiområdet.

Resultat

En utsedd energiansvarig kan arbeta aktivt med energiarbete, planera och genomföra energibesparande åtgärder och göra energi till en naturlig del av alla medarbetares uppgifter. Personen sammanställer statistik för att följa upp förbättringar, upptäcka avvikelser och identifiera möjligheter till förbättringar i det dagliga arbetet.

Tillsätt en energigrupp som kan driva energiarbetet

Ensam är inte alltid stark. Den energiansvarige får stor hjälp av en energigrupp med mandat att driva företagets energiarbete och skapa bred förankring i organisationen.

Gör så här

• Välj rätt medarbetare. Reflektera över vilka som bör ingå i gruppen. En representant från företagsledningen är viktig för att skapa intern tyngd och säkerställa att arbetet följer företagets strategi. Operativa medarbetare bör också delta för att skapa trovärdighet och förankring i dagliga rutiner. Den energiansvarige är sammankallande och leder förändringsarbetet.
• Prioritera teknisk expertis. Gruppen bör ha tillgång till teknisk kompetens för att säkerställa genomtänkta beslut och önskade resultat. Om kompetensen saknas internt kan externa partners anlitas, till exempel certifierade energikartläggare, energirådgivare eller servicepartners som sköter den dagliga driften av anläggningarna.
• Klargör arbetsuppgifter och befogenheter. Definiera energigruppens ansvar i relation till den energiansvarige. Genom att utgå från handlingsplanen undviks målkonflikter och gruppen blir ett effektivt stöd.
• Bestäm mötesfrekvens. Hur ofta energigruppen träffas beror på företagets storlek och energiintensitet. Möten bör hållas minst en gång per kvartal för kontinuitet i arbetet.

Resultatet

En effektiv energigrupp kan stödja den energiansvarige och ta ansvar under hela processen. Gruppen fångar upp utmaningar, behov och idéer inom företaget och fungerar som en drivkraft för ett mer aktivt energiarbete.