Arbeta systematiskt

När ni når detta steg har ni redan god kunskap om energianvändningen via er energikartläggning och en konkret handlingsplan för löpande åtgärder. Nu är det dags att sätta jämförbara och mätbara energimål, ta vara på goda exempel och sprida engagemang till hela företaget.

Att följa energistatistik månad för månad ger nya insikter om verksamheten och hjälper er att ställa frågor som:

• Vad driver energianvändningen?
• Hur mäter vi förbättring?
• Hur tar vi hänsyn till variationer över tid och jämför olika anläggningar och fastigheter?

Bestäm nyckeltal (KPI) för energianvändning

Nyckeltal (KPI:er, Key Performance Indicators) är mätvärden som används för att följa och utvärdera verksamhetens prestationer över tid och göra dem jämförbara mellan olika enheter.

Exempel:
Ett hotell mäter energianvändningen som en klumpsumma i kWh per år. Om bokningarna ökar med 20 % kommer energistatistiken visa en ökning. Genom att istället mäta kWh per gästnatt blir energianvändningen jämförbar över tid, även vid variationer i beläggning.

För industriverksamheter kan nyckeltal vara kWh per producerad vara eller per ton producerade varor. Om maskinparken har liten påverkan på total energianvändning kan kWh per kvadratmeter yta vara mer relevant.

Sätt upp mätbara energimål

Genom att följa energistatistik kan ni sätta rimliga mål för era nyckeltal:

• Sätt långsiktiga mål för 5–10 år, gärna i linje med andra bolagsmål.
• Bryt ner målen i kvartals-, månads- eller enhetsmål.
• Gör målen tydliga, mätbara och realistiska. Om energianvändningen ökat flera år, börja med att bryta trenden.
• Se till att medarbetarna upplever målen som realistiska för att få engagemang.
  

Tips:

• Basera mål på verkliga data och formulera dem tillsammans med verksamheten.
• Låt vd, ledningsgrupp eller ägare besluta om målen.
  

Resultatet blir enklare uppföljning, starkare engagemang och ökad fart framåt. Visa att arbetet är lönsamt, fira framgångar och lär av erfarenheter.

• Maskiner och tekniska installationer: Beskriv grundläggande fakta, livslängd, underhåll, inställningar och funktioner. Spara dokumenten digitalt på en säker server.
• Tekniska system: Märk upp komponenter som rör, kablar och mätare. Uppdatera ritningar och digitala styrsystem.
• Vardagliga rutiner: Skriv ner rutiner som många medarbetare utför, t.ex. hur tryckluftssystem stängs av eller maskinparken startas utan onödig tomgång.
• Mer komplexa rutiner: Dokumentera processer med specialistkunskap i breda drag. Målet är att ingen kunskap går förlorad vid personalbyte.

Varför dokumentera:

• Snabbare reparationer vid fel.
• Lägre kostnad vid ombyggnader.
• Bevara kunskap vid personalförändringar.
  

Tre viktiga punkter:

• Utbilda alla medarbetare.
• Följ upp att rutiner utförs korrekt.
• Uppdatera rutiner vid förändringar.
  

Digitala verktyg kan underlätta processerna och automatisera komplexa rutiner, t.ex. belysning.

Arbetet resulterar i tillgänglig och aktuell dokumentation, tydliga arbetsprocesser och resurssparande.

• Effektivisera energianvändning.
• Mäta och följa upp energimål.
• Följa lagar och branschregler.
• Beakta energieffektivitet vid inköp.
• Utvärdera hur produkter påverkar kunders energihushållning.
  

Tips:

• Beskriv varför energiarbetet är viktigt.
• Kommunicera policyn internt och/eller externt.
• Använd samma format som andra policyer i företaget.
  

Resultatet blir en långsiktig säkerhet för energiarbetet.

Viktiga dokumenttyper

• Styrande dokument: Policyer, instruktioner, rutiner, checklistor och mallar. De beskriver hur arbetsmoment ska utföras och ska vara tillgängliga för alla berörda.
• Redovisande dokument: Protokoll, intyg och ritningar som visar att styrande dokument följts.
  

Exempel: Checklista för drifttekniker.

• Styrande dokument: Rutinen för rondering.
• Redovisande dokument: Ifylld checklista som bevis.
  

Digitalisering och gemensam lagringsyta underlättar tillgång och uppdatering. Använd befintliga system, t.ex. kvalitets- eller miljöledningssystem.

Resultatet bli hållbara förändringar och bevis på framgångar.

Utvärdera energiarbetet regelbundet

Regelbunden utvärdering säkerställer att energiarbetet förblir relevant. Prioriteringar kan förändras och energimål behöver uppdateras. Internrevisioner enligt ISO-standarder bör genomföras minst årligen.

Frågor för internrevision:

• Är energikartläggningen aktuell?
• Vilka åtgärder har genomförts och vilka resultat har de gett?
• Sprids erfarenheter och goda exempel?
• Analys av energidata, hantering av avvikelser och förbättringsförslag?
• Är handlingsplan och energipolicy uppdaterade?
• Är nyckeltal, ansvar och bemanning lämpliga?
  

Resultat: Ett långsiktigt och strukturerat energiarbete med möjlighet till certifiering enligt ISO 50001 eller som tillägg vid ISO 14001.